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采购总监分享:采购能力提升七步法

2019-01-07

近期有很多朋友问我一个相似的问题“采购人员如何提升自己”

相信和很多行业一样,采购人员也会遇到瓶颈期。但是又和绝大多数行业不同的是,“采购”这一职业还没有普及到每一个公司;就我个人了解到,只有北京物资学院、西南财经大学天府学院正式的把采购设为一门学科。所以既非科班出身,又亟需冲破职业瓶颈的采购人不妨试试如下方法?


采购能力提升七步法

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一、轮岗

设立轮岗这个机制的目的就是为了提高工作效率和加强与业务部门的沟通协作而设立的;我也遇到过和很多采购员一样的问题;仓储和质检部门拒绝收货、财务对发票的要求过于“苛刻”提单不准确、物料名称没有唯一性、规格型号不清楚,从而造成了流程停滞或不畅;

轮岗建议去以上部门熟悉业务流程,了解他们对采购的定义;


二、采购面的扩展

采购人员不要长期只做一种或一个类型的物料采购。长此以往自己都会怀疑采购存在的必要性了!采购管理人员也要不停的调换下属采购员负责的业务板块(建议6个月为一周期)。让自己的采购员能够胜任任何类型的物资采购,也大大提升了公司的人员合理利用,如果有一天负责业务版面的采购人员离职也不用担心没有人顶替,其次,采购员长期负责一个业务面也会和供应商形成利益关系。


三、跳槽

希望各位谨慎而为!

我说的跳槽不是为了您有更高的待遇、更完善的福利。我所说的跳槽是在丰富采购人的职业技能。去不同的行业、不同的领域、不同的地方做采购只是为了采购人员素养提升的一个铺垫。一个合格的采购员是没有专项的,也许您对现在所在企业采购的物资比较专业,但是我想任何一个企业都希望获得一个能够采买任何领域物料的一个人;扩宽自己的采购渠道,也会接触各个行业的大佬,对于人脉的积攒也是一个不错的选择。说不好十年以后他们的企业进入了世界500强,他的成功也许就是因为当初您一份订单的支持而崛起的。


四、职业技能的提升

我认识很多很多的采购人员,他们都没有学习过该如何谈判,谈判不是把所有的问题摆在桌子上,你一言我一语,最后一方妥协一方满意而达成的临时共识,所有的学科都是系统的!我们采购人员要学的有很多。


推荐大家学习谈判技巧、提升自己的沟通能力、交际能力、成本分析、预算、《商品学》《合同法》《ISO900质量体系》等等;其实我个人认为采购必须要学习的就是财务基础知识,因为采购部门是一个花钱的部门,花钱的部门就要受到财务的监管和约束,在企业中,采购也是最多和财务接触的一个部门。其次就是货物的包装、运输、验收等等,这些都是需要采购人员去掌握的知识。


说到验收,其实采购人员真的是“无所不能”的存在,对于一个陌生的物料需要采购,在货物入库时进行验收。之前你甚至都不知道它叫什么,用来干什么的,他的验收标准是什么,怎么样算是合格,我想问一下大家如果遇到类似的问题是不是都和我之前一样,“反正质检部门都签字了,他们是使用部门,他们觉得能用我没意见” 说到这里也确实尴尬,采购集财务、成本、质检、仓储、需求部门于一身,一个全能的职业。这让我不由得想起了葫芦娃,七个娃分开都打不过蛇精和蝎子精,但当他们合体以后,就变成了一个无所不能的葫芦娃(采购员)拥有千里眼、顺风耳、供应商不听话了,我给你喷一道火,我让你不紧不慢的给我报价,需求部门急了,赶紧在来一股水,“来来来消消气,我们已经在努力协调了,那该死的供应商楞是不接我们电话”还有那刀枪不入的躯体,公司领导催货了,反正在走流程了,急也没用,我刀枪不入,你能咋滴? 关键还TM的会隐身;“你知道今天什么日子吗?今天周六啊,老大,你怎么******这个时候送货啊,你不知道我休息?咔嚓,关机  - - ! 还是睡饱了在去处理吧”


五、学习更多的采购渠道与方法

我们可能接触的最多的就是常规采购,询价、比价、签合同,最多就是在确定供应商前做一次市场调查;其实采购的方式有很多种;招标采购、战略合作采购、协议采购、询价采购、订单采购、展会采购、外贸采购、甚至有很多企业都是让采购员带着现金去市场上直接采购;在这些的基础上也分支出了很多采购模式,例如:磋商采购(这个很刺激一群人坐在哪里谈,直接往下谈、往死了谈、直到谈妥)


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所以我们要学习的东西太多太多了。


六、品德、价值观、情怀


1、品德

一个采购人员的品德是非常重要的,对于人事部门招聘采购类人员时,采购人员的品德会纳入考核范围;这得益于我们职业的敏感性;讲两个案例吧。


案例一:应该是2013年的时候,当时我还在建筑行业做项目。一个分公司的采购员在1年前就已经离职了,当时他走的时候带走了公司的供应商名录,电子版的!私刻了公章、伪造了合同、直接从供应商那里提了35万的货发到了一个陌生的地方。货车卸了货,签了字司机就走了。等到2个月后请款函来了,所有人傻眼了。没有一个部门定过这批货。直接告诉你们结果吧!“涉嫌商业诈骗并且伪造合同”判了4年8个月,赔偿了所有的涉案金额。


案例二:很多采购都闭口不谈的回扣问题!谈! 今天我就要谈,为什么不谈。不亮出来说永远都是采购人员的诟病。


同样是2013年的时候,分公司提上来一张处罚单,原因是一个采购人员在验收一车制作钢结构的钢材中,收了供货商2000元钱还有一条“芙蓉王香烟” ,然后把一车非标钢材直接签收了;真是反了,果断在意见栏签下直接开除;最后这个事情闹了大半年,供应商因为涉嫌行贿我方工作人员,货物按照合同被扣下,款也没有结,最后只能走司法程序。


我觉得凡事得有个度,建筑材料上动手脚,直接影响到的就是施工质量,存在着严重安全隐患。像这样的蛀虫,我只有开除他的权利,如果我可以从此不让他从事相关行业的权利,我也会毫不犹豫的把他拉入黑名单。至于平时和供应商出去吃吃喝喝的,我从未对自己的采购人员进行过要求;有时候在交期或价格上谈不拢的时候我还鼓励自己的采购人员去和业务单位去酒桌上把他们“拿下”道理就是这么个道理,为什么就拒绝我方采购人员去和业务单位吃饭呢?这样做毫无成果,你允许自己的业务员宴请别家公司的采购人员,为什么不允许自己的采购人员接受别的公司的饭局。话说回来,打铁还得自身硬,你企业自身的审计程序、报销程序、物控程序做到位,采购在能耐又能泛起什么浪花来?你的物控人员市场调研回来的价格是8块钱,你的采购人员买回来的价格却是7块钱,这样没有伤害到公司的利益吧?


嗯….我们有点跑题了,虽然我自己也写得义愤填膺,但是还是得说我们采购人员的个人素养与品德。我记得我们小学的课本就有思想品德这门课程。我有一句话要奉劝给所有的采购人员“凡事要以公司的利益为前提”只要没有伤害到公司的利益,凡事站在公司的利益上考虑,就什么都不怕。


2、价值观

一个采购的价值体现于哪里?我想大家都会打个问号。

最直接的就是成本管控,采购要把花出去的每一分钱都都得和企业的盈亏挂钩。尤其很多兄弟们在工厂做采购,你们的采购成本高就意味着生产出来的产品造价高,也就意味着市场竞争力的衰减。采购人员一定不能局限于当地采购,要把眼光放到那些源头供应商身上。

我有很多朋友在各个领域里做采购,有的在政府采购中心,有的在央企、有的在上市公司,他们都说过一句话,说采购是没有前途的。最多就做到一个部门负责人的位置。这话我不反对,但是我觉得采购人员的价值不应该体现在职位上,而是我们所有采购人员共同努力,让更多的企业认可我们。让我们这个职业纳入更多的企业管理中。让我们把年采购成本在降低10%,让我们一起努力把采购行业规范起来。我想,到那个时候,采购也不单单是葫芦娃的角色,而是一个更被理解更被需求的一个职业。


3、情怀

说道情怀,我必须说一下北方的采购工作人员。首先声明我不是地域黑。因为北方的人都特别有特色,每个人的性格办事风格截然不同。我以前管理过一家上市公司的采购部门,就在北方。有一个采购员就非常的有“特色”当时公司的流程就是在物资入库的时候,采购人员必须配合质检人员协同仓储部门一同验收货物。 当时那个采购员可能也是为了能完成到货合格率,每次仓储部门和需求部门提出一些问题,那个采购员就急眼,一急眼就吵架。而且是属于那种吵的特别的凶。而且他做事也是属于那种也别粗心的,所以争吵从未中断过,投诉他的人特别特别的多,仓库20多个小孩子们轮番投诉,最后吵到总经理那里。总经理找我谈话,问我为什么不处置这件事情。


 我记得我是这么回答的,我说:“企业从来不缺乏一个能执行的人,但是我们企业缺少发现问题和解决问题的人”其实我用人更本没那么神,只是我也没有合适的办法去管理这个孩子。他的那种执着和情怀是一种精神。一种为了达到自己目的而争取的精神,虽然可能会带来部门间的不和谐,或公司利益蒙害。但是我也一直在把控。


再后来呢,我给他提了几个要求,我要他梳理关于验收的制度,结果这个孩子一个人做了很多采购人员想做都不敢做的事情。他把企业前5年采买过的物品分类挨个做了验收程序和标准。 后来争吵减少了,他的效率也提高了。其实我们有时候不是在变相的督促他去做事,而是更多的放任他,让他在企业的制度下,更加完善流程,创新思路。寻求一条更适合我们企业的流程。


不能让职业限制了我们的思路、也不能让道德绑架了我们的情怀,我觉得工作中存在争吵并不是一件坏的事情,最起码反应出来所有人都在为了一个共同的目标努力,只不过在过程中产生了分歧而已。这个时候就需要我们管理者理性的看待问题。
切记、每个采购人不要让采购工作变得流程化。


七、计划性

在采购活动中,所有的工作全部要列出计划。用数据考核自己、考核团队、考核部门的协调性和规划能力。


开发供应商要有计划,目标是什么、合作方式是什么?你要达成什么样的目的,才能对你的成本产生直接影响。这些都需要我们每个采购人员从最基本的事情开始罗列。


最后我在补充一点,熟练的掌握了以上知识以后,大家如果还觉得没有得到提升,那么恭喜您,您已经是一位合格的管理者了。下一步就要对成本管理、供应商管理、质量管理、退换货管理、员工管理等等一系列的采购管理者角度去看待问题了。


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最后,我想和大家说的是:岂能尽如人意,但求无愧于心。


作者:刘鹏 职业采购经理人;十年采购工作经验,先后就职于多家大型公司;现担任某央企采购总监。精通工程类招标采购、建筑行业采购工作!


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