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一张表,让你明天可以转行做采购,采购的核心流程是哪几个?

2019-01-09

采购的主要内容是什么?对采购有哪些要求?如何进入采购行业呢?采购难做吗?采购行业的薪资水平如何?采购职业的未来在哪?如何规划采购的职业道路呢?......


最近咨询采购行业的问题不少,今天集中回答下。




 人人都是采购 


最重要的,采购的核心流程是什么?这个搞懂了,那么即使你没做过采购,也能通过采购职位的首轮面试。


采购当然就是买东西。我们日常都会去买米、买菜、买咖啡、办理充值卡、网上购物,我们每个人实际上都是个采购员,都是自己的采购经理。有的商品我们可以货比三家,有的则不能还价,比如移动公司的充值卡、三桶油你去加油,说多少就多少不打折。


但是如果你去买一件价格不菲的冬装,就要走好几家商场、不同的商户,去试穿,挑选你认为质量好的价格也可以接受的。这里就牵涉到地点、具体目标商家、服装类型、价格、质量,以及是否可以调换和退货等售后服务好几个方面的考量。



 当采购金额变大 


你可能会不顾路程的远近,从城东跑到城西,前往你认为更有信誉的商场商家去。但是如果让你为了买一件衣服,飞到北上广深一线城市飞到纽约去购买,尽管款式多、价格甚至更便宜,你也不大会考虑,在买衣服这个采购事宜中,对于购买地点的选择你是有原则的。有时候为了节省时间和路费我们甚至网上购买,购买地点就转移到了网络上,而交货地点就是自己家中,上家负责物流安排快递公司上门。所以确定购买地点和交货地点是采购流程的最基本的空间要素,这就是圈定供应商的范围。


再联系到你身上更大的采购事宜,你买房,够大了吧,一家老小还要问人问银行借钱并透支未来的信用和工资收入,你说这个采购项目能不谨慎不,肯定跟你随意买个面包或者挑部手机,是不一样的。



 考量参数 


刚刚购买冬装的例子中,已经圈定范围了,就到离家不远处的那家商场去购买。但是,同一个商场有不同的商家,即使是在同一个商场购买一件羽绒服也有好几个品牌。我们此时会根据自己对于品牌的喜好、价格预算以及家中现有的冬装类型,甚至还有家人朋友的审美观,来综合判定自己究竟买哪家的衣服,最终我选中并购买的那家商铺就是最终的供应商


这家店铺可能是我们随意挑选的,正好他有符合我要求的衣服;也有可能是别人推荐的,甚至这家服装店是我父亲的一个朋友开的,我早就答应过来买一件皮衣,今天我来兑现,但是确定到他这里来购买,则早已经是几个月前就定好了的。如此种种原因,采购在供应商选择的过程中,需要权衡各种因素各方利益。因此,确定供应商的环节是采购最有争议的一个流程,因为它确定了最终的买卖双方,其他商家则被排斥在这笔生意之外。


我现在是需求一款冬装,即使是同一商家同一品牌同一款式,他也有不同材质配比、大小尺寸、颜色观感、带不带帽子等等型号,我可以最终根据自己试穿时候的舒服度、美感以及一起来购物的亲人的建议,来综合确定具体的型号


具体到专业采购的日常工作中,对于具体的型号则需要牵涉到技术要求,这里就需要工程部门、设计部门给出技术需求和产品规格书,这是个多部门联动的环节。最终购买对象的确定,主要依赖于工程部的技术要求。他如果要求我购买一件黑色皮衣,我就不会去买个不相干的皮鞋。


技术部门已经给我定义好:“正品黑色成人男式皮衣上装”,在2017年底的市场价值大概在8千元上下,这个单价预算我就应该跟包括技术部门在内的其他部门商量好。他们要是更改技术要求,变成女士貂皮大衣,那价格自然就更贵。他们要是同意购买山寨的比方说人造革的,那价格至少可以减半到4千块以下,还可以再便宜。



所以,购买产品的价格主要是由设计部门决定的,作为一个专一的采购,如果你没有技术部门的配合,那你的采购过程 就戛然而止。你寸步难行了,如果购买了最终不符合要求不可使用的产品进来,那就是对公司极大的浪费,也是你的工作失误,这是采购行业的大忌之一。大多数情况下,你们很可能公司规模不大,技术部门忙他们的事,根本没时间搭理你。那你就需要自己去学习技术,确定技术要求和标准,所以你这个时候也兼技术工作


在技术要求和型号确定好后,作为采购都会跟供应商谈价,但这个往下谈价的幅度有限,对于8千块的商品,我通过各种方法最终便宜了5百块,并且购买第二件还可以再便宜1000块,这里就体现的是我的谈判技巧。如果对方比较强硬一分钱不让,则我谈判的余地就有限。甚至公司给我的目标价格为6千块,那我只能货比十家,去再次谈判,以争取满足价格目标。谈判技巧和采购技能,就主要在这个时候体现。


如果最终我想了各种方法,也只能谈成7千块,满足不了公司的价格要求,很快,另一个同事接手我这个项目,他谈成了6千,那我的采购能力就受到挑战,从此在公司内的发展也将一蹶不振。要是我和其他采购同事甚至我的采购总监一起,想尽办法最终也没能达到目标价,那就要组织公司的各相关部门开会、研究、讨论。结果是,要么提高目标价格,要么更改技术和型号要求,要么重新报价重新选择候选供应商



因为价格牵涉到各方利益,所以采购工作实际上是一个繁琐而且需要耐心并具有内外部协调能力的综合性工作。


在确定技术要求和价格谈判的同时,当然还会牵涉到质量要求和质量标准,这里就牵涉到质量部门。我购买皮衣的时候,带的是我的家人去的,忽然发现最终满意的皮衣上有一个香烟烧坏的洞,而且领口已经有了明显的磨损,我的家人跟我一起把住了质量关口,立即取消这款皮衣的购买。作为专一的采购,就需要质量部门来提质量管理支持,包括供应商的质量体系的审核以及我们所购买的产品质量认证。如果你们公司不能提供这样的专业质量支持,那你这个采购就需要自己来把好质量关,你同时也是质量工程师


在确定好了的商家,就具体产品技术和质量要求的产品型号谈好价格后,专业的采购人士作为这笔生意的主导者,还需要跟对方签好买卖合同,并且约定好如何付款、交货日期、售后服务等问题,这就是采购实务中的具体事项,都得落实到书面的文件中去。比方说,购买并使用了半年后我觉得后悔,是否可以退货或者调货?在使用产品的过程中发现损坏,供应商是否可以提供专人上门维修?损坏的责任鉴定由谁出具?相应责任方的费用分配比例如何?一段时间后,我再次购买这种产品,是否有价格上的优惠或者服务的赠送?对方制造这款产品的技术,是否可以透露或者与我们公司共享?等等,当你获得的越多,则你代表公司完成这次采购所花的钱,才最值得。



 采购的六大核心 


综上,在确定供应商范围,挑选最终供应商,确定技术标准,谈判价格,审核质量标准以及完成订单并争取更多服务的采购过程中,专一的采购需要多部门协调并协商一致,最终完成所有采购流程。


  • 确定供应商范围,需要你的行业专业知识和经验;

  • 选择最终供应商,需要多部门合作的协调能力;

  • 确定技术标准,需要你懂技术或者能跟技术部门配合娴熟;

  • 谈判价格,不仅仅需要你的商务知识、经验,还需要谈判技巧;

  • 审核质量标准,需要你成为兼有质量素质的多面手,并且有跟质量部门人员打交道的协调能力;

  • 完成订单、落实付款、账期、交货日程、售后服务等事项,则需要你懂得基本财务和税务知识,并具备一定的商务、法务素质。


我们罗列如下,这个表格是我们讲解采购知识的核心,什么是采购、采购的基本技能、采购的流程、采购的难易程度、采购能力要求的高低、采购的薪资、采购的发展道路甚至采购的职业规划,都体现在这个表格中。


绿色的部分六大采购流程,这就是采购工作的核心流程。如果你具备能够主导这6个流程的知识、经验和能力,那么你就达到了做采购的要求,完全可以胜任采购工作了。



黄色的部分则是采购需要的支持,采购的工作就是在黄色的条件或部门的配合下,完成既定的采购任务。如果你的过往工作经验、专业、经历等等跟黄色中的一个相关,那么你就更容易做采购工作了,越多越好。


 重中之重 


整个采购的六大核心流程中,二三四五(选定供应商、确定技术、价格、质量的标准)为采购工作的重中之重。我们所说的付款、买单、拿货,这实际上仅仅是眼睛能看到的结果,这是采购流程中最显性化的小环节。往大了说,就好比奥运会短暂的开幕式,实际上所要做的并不是你眼睛看到的那一两个小时的表演,而是更多的人和组织甚至提前几年十几年的计划、准备、排练、预演、风险管理等等,而你就是采购开幕式中的那个导演。



所以,如果你有项目管理经验、有工程技术背景、有商务谈判经验、有质量管理经验、有财务法务等实务经历,那么这会给你进入采购行业加分,多多益善。

看完本文,好好理解,完全可以参加采购岗位的面试,改行并不难,入职后认真学习度过一年的上手期即可。


来源: 网络

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